Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Juhlatilat.fi Y-tunnus: 2852241-7 Postiosoite: Niittykummuntie 12, 02200 Espoo

Sähköposti tietosuoja-asioissa: tietosuoja@juhlatilat.fi Asiakaspalvelu: asiakaspalvelu@juhlatilat.fi

2. Mihin tätä selostetta sovelletaan

Tätä selostetta sovelletaan kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn, joka liittyy verkkopalveluun juhlatilat.fi ("Palvelu"). Palvelu on välityspalvelu, joka yhdistää juhlatilojen omistajat ("Omistaja") ja tiloja etsivät kävijät ("Vieras"). Juhlatilat.fi ei ole sopimusosapuoli Vieraan ja Omistajan välisessä mahdollisessa varaus- tai vuokrasopimuksessa.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät, käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat

Tietoryhmä	Tiedot	Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste (GDPR 6 art.)	Säilytysaika
Tilitiedot (Vieras / Omistaja)	sähköposti, salasana (bcrypt-hash), vapaaehtoinen nimi	Tilin luonti, tunnistautuminen, palvelun tarjoaminen	6(1)(b) sopimuksen täytäntöönpano (käyttöehdot)	Tilin elinkaaren ajan; 24 kk passiivisuuden jälkeen tili poistetaan tai anonymisoidaan, ellei käyttäjä reagoi 30 pv ennakkoilmoitukseen
Tarjouspyyntö (Vieras → Omistaja)	etu- ja sukunimi, sähköposti, puhelin (vapaaehtoinen), viesti, tilan tunniste, päivämäärä	Tarjouspyynnön välittäminen Omistajalle ja vastauksen mahdollistaminen	6(1)(b) — Vieraan pyytämän palvelun (välittäminen) toteuttaminen; rekisteröimättömille Vieraille 6(1)(f) oikeutettu etu (välityspalvelun toiminta)	12 kuukautta lähetyspäivästä, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan
Tilailmoitus (Omistajan tiedot)	tilan nimi, osoite, kuvaus, kuvat, hinnoittelu, säännöt, FAQ; jos organisaatio (yritys, yhdistys, säätiö, kunta tms.): organisaation virallinen nimi, Y-tunnus, sähköposti, puhelin	Ilmoituksen julkaisu Palvelussa; DSA art. 30 mukaiset tunnistettavuusvelvoitteet organisaationa toimivien Omistajien osalta	6(1)(b) sopimus + 6(1)(c) lakisääteinen velvoite (DSA art. 30)	Niin kauan kuin ilmoitus on julkaistu + 6 kk poistosta. DSA art. 30 mukaisia organisaation tunnistetietoja säilytetään 6 kk siitä, kun viimeinen sopimus organisaation kautta on tehty
Geokoodaus	osoite koordinaateiksi (lähetetään Nominatimille)	Tilan näyttäminen kartalla	6(1)(b) palvelun toteuttaminen	Niin kauan kuin tilailmoitus on julkaistu
IP-osoitteet (rate-limit)	IP-osoite + aikaleima	Väärinkäytösten esto, palvelun saatavuuden turvaaminen	6(1)(f) oikeutettu etu (tietoturva)	90 päivää
Audit-loki (admin-toimet)	admin-tunnus, toimenpide, ajankohta, kohde-id, IP	Sisäinen valvonta, tietoturva, tilivelvollisuusperiaate (GDPR 5(2) art.)	6(1)(f) oikeutettu etu + 6(1)(c) GDPR 5(2)	24 kuukautta, jonka jälkeen siirretään off-site-arkistoon ja poistetaan 5 v kuluttua
Tarjouspyyntöviestintä Resendin kautta	viestin sisältö, lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteet, lähetysmetatieto	Sähköpostien toimittaminen	6(1)(b)	30 päivää lähetyslokia Resendissä; viestin sisältö säilyy Postgresissä 12 kk
Yhteyslomake (/yhteys) Formspreen kautta	sähköposti, viestin sisältö, lähetysaikaleima	Asiakaspalvelukysymyksiin vastaaminen	6(1)(f) oikeutettu etu	12 kuukautta vastauksen jälkeen
Yhteydenotot juhlatilojen edustajiin	tilan edustajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (tilan julkisilta verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä), tilan verkkotunnus, lähetettyjen viestien ja vastausten ajankohdat, vastauksen laji (esim. kiinnostunut, myöhemmin, ei kiinnostunut), puhelumerkinnät ja muistiinpanot sekä tilan luokitus ja yhteydenottotapa (esim. puhelu ennen sähköpostia)	Palvelusta kertominen juhlatiloja tarjoaville yrityksille ja yhteisöille, tilan esikatselun toimittaminen ja yhteydenottojen seuranta	6(1)(f) oikeutettu etu (Palvelun markkinointi tilojen tarjoajille)	Jos tilaan ei oteta yhteyttä 30 päivän kuluessa tietojen keräämisestä, yhteystiedot ja muistiinpanot poistetaan automaattisesti. Muuten 6 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai vastauksesta, minkä jälkeen yhteystiedot ja muistiinpanot poistetaan automaattisesti. Jos edustaja ei vastaa viimeiseen viestiin, esikatselu poistetaan automaattisesti esikatselulinkin vanhennuttua. Jos edustaja kieltäytyy vastaamalla tai viestissä olevalla kieltolinkillä, yhteystiedot, esikatselu ja muistiinpanot poistetaan heti, myös saman verkkotunnuksen tai sähköpostiosoitteen muiden tilojen osalta; tilan verkkotunnus ja sähköpostiosoitteen yksisuuntainen tiiviste säilytetään älä ota yhteyttä -listalla, jotta yhteydenottoa ei toisteta
Esikatselulinkin avaukset	esikatselukohtainen avausten määrä sekä ensimmäisen ja viimeisimmän avauksen ajankohta; ei IP-osoitetta eikä selaimeen tallennettavaa tunnistetta	Yhteydenoton ajoittaminen, esimerkiksi soitto esikatselun avaamisen jälkeen	6(1)(f) oikeutettu etu	Kuten yhteydenottojen tiedot
Cookies	Supabase-sessiocookie (httpOnly)	Sisäänkirjautumisen ylläpito	6(1)(b); SVPL 917/2014 § 205: välttämätön eväste, ei suostumusta vaadita	Istunnon ajan

Oikeutetun edun tasapainotesti (GDPR 6(1)(f)): Olemme arvioineet kunkin oikeutettua etua hyödyntävän käsittelyn osalta, että käsittely on tarpeen Palvelun toiminnan, tietoturvan ja väärinkäytösten estämisen kannalta, että rekisteröidyn perusoikeudet ja -vapaudet eivät syrjäytä näitä etuja, ja että rekisteröidyn voi kohtuudella odottaa tällaista käsittelyä Palvelun käyttämisen yhteydessä. Tasapainotestin yhteenveto on saatavilla rekisterinpitäjältä pyynnöstä.

4. Mistä henkilötiedot kerätään

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään: tilin luonnin yhteydessä, tarjouspyynnön lähetyksen yhteydessä, tilailmoituksen julkaisun yhteydessä tai yhteyslomakkeen kautta. Teknisiä tietoja (IP, evästeet, palvelinlokit) muodostuu Palvelun teknisen toiminnan yhteydessä.

Juhlatilojen edustajien yhteystiedot, joita käytämme Palvelusta kertomiseen, kerätään tilojen julkisilta verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Kerromme tietojen lähteen ja linkin tähän selosteeseen ensimmäisessä yhteydenotossa (GDPR 14 art.).

DSA art. 30 edellyttämiä organisaation tunnistetietoja (yritykset, toiminimet, yhdistykset, säätiöt, seurakunnat, kunnat ja muut rekisteröidyt oikeushenkilöt) varmennamme käyttämällä julkisesti saatavilla olevia virallisia tietolähteitä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon ylläpitämää YTJ-järjestelmää (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä) ja vastaavia EU-jäsenvaltioiden virallisia rekistereitä.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja alihankkijat (käsittelijät)

Käytämme seuraavia alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Kunkin kanssa on solmittu GDPR 28 art. mukainen tietojenkäsittelysopimus (DPA).

Alihankkija	Toiminto	Käsittelyn maantieteellinen sijainti	Siirtomekanismi (jos kolmas maa)
Supabase Inc.	Tietokanta, autentikaatio, tiedostotallennus	EU (Frankfurt)	DPA + komission päätöksen (EU) 2021/914 mukaiset SCC (Module Two) varamekanismina, mikäli tukitoimissa tapahtuu siirtoa USA:han
Vercel Inc.	Sovelluksen hosting	EU (Frankfurt)	DPA + EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Cloudflare, Inc.	Bot-suojaus (Turnstile)	Globaali edge-verkko	DPA + EU-US DPF
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Transaktiosähköpostit (vahvistukset, tarjouspyyntövälitys)	Pääasiallisesti USA	DPA + EU-US DPF
Formspree, Inc.	Yhteyslomakkeen (/yhteys) välitys	USA	DPA + komission päätöksen (EU) 2021/914 mukaiset SCC (Module Two) + siirtovaikutusarvio (TIA)
Google Ireland Limited (Google Workspace)	Asiakaspalvelun sähköpostit	EU	DPA + EU-US DPF varamekanismina
Anthropic, PBC	AI-avusteinen tilakuvausten luonnostelu ja yhteydenottojen valmistelu ylläpidon työkaluna (tilan julkisen verkkosivun sisältö, mukaan lukien sivulla julkaistut yhteystiedot)	USA	DPA + EU-US DPF
Lucky Orange LLC	Väliaikainen käyttöliittymäanalytiikka (lämpökartat, istuntotallenteet) julkaisuvaiheessa	USA	Lucky Orangen DPA + vakiosopimuslausekkeet (SCC). Tilapäinen — poistetaan käytöstä julkaisuvaiheen analyysin jälkeen
OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	Osoitteiden geokoodaus	EU/UK	Julkinen palvelu; ei erillistä DPA:ta. Lähetämme ainoastaan tilan julkista osoitetta — ei rekisteröidyn yhteystietoja

Päivitämme alihankkijaluetteloa tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tällä sivulla.

6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pyrimme pitämään kaikki olennaiset käsittelyoperaatiot EU:n alueella. Seuraavat alihankkijat sijaitsevat Yhdysvalloissa tai siirrot voivat ulottua sinne tukioperaatioiden yhteydessä:

• Vercel, Cloudflare, Resend, Anthropic ja Google Workspace: Yhdysvaltoihin tehtävät siirrot perustuvat ensisijaisesti EU-US Data Privacy Frameworkin mukaiseen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2023/1795).
• Formspree: Yhdysvaltoihin tehtävät siirrot perustuvat komission täytäntöönpanopäätöksen (EU) 2021/914 mukaisiin vakiosopimuslausekkeisiin (Module Two — rekisterinpitäjältä käsittelijälle). Lisäksi olemme tehneet siirtovaikutusarvion (Transfer Impact Assessment, TIA) ja toteuttaneet EDPB:n suosituksen 01/2020 mukaisia täydentäviä suojatoimia: salaus tiedonsiirrossa sekä säilytyksessä ja tietojen keräämisen minimointi.
• Lucky Orange (väliaikainen): Yhdysvaltoihin tehtävät siirrot perustuvat komission täytäntöönpanopäätöksen (EU) 2021/914 mukaisiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Työkalu on tilapäisessä käytössä julkaisuvaiheen analyysiä varten ja poistetaan sen jälkeen.

Pyynnöstä toimitamme kopion siirtomekanismeista ja siirtovaikutusarvion soveltuvilta osin.

7. Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen

Säilytysajat on määritelty kohdassa 3 datatyypeittäin. Kun säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan järjestelmistä ja varmuuskopioista kohtuullisessa ajassa. Varmuuskopiot säilytetään tällä hetkellä enintään 7 päivää Supabase Pron daily backup -toiminnon puitteissa, ja niistä poisto tapahtuu varmuuskopion luonnollisen elinkaaren päättyessä. Point-in-time recovery -ikkunan (35 päivää) käyttöönotto on suunnitteilla ensimmäisten oikeiden varausten jälkeen, jolloin tämä säilytysaika päivittyy ja seloste muutetaan vastaavasti.

8. Henkilötietojen suojaaminen

Sovellamme tietoturvallisuuden teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä GDPR 32 art. mukaisesti. Näihin kuuluvat muun muassa:

• Salasanojen tiivistäminen bcrypt-algoritmilla;
• HTTPS-salaus (TLS 1.2+) kaikessa tiedonsiirrossa;
• Tietokannan salaus levossa;
• Sessiokäsittely httpOnly-evästeillä (ei localStoragessa) ja Supabase-autentikaatiojärjestelmän kautta;
• Pääsynhallinta vähimpien oikeuksien periaatteen mukaisesti, admin-toimet kirjataan append-only-audit-lokiin;
• Rate-limit IP-tasolla väärinkäytösten estämiseksi;
• Cloudflare Turnstile bot-suojauksena lomakkeilla;
• Säännöllinen alihankkijoiden tietoturva-auditointi DPA-vaatimusten mukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR 15–22 art. mukaiset oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihinsa (15 art.) — voit pyytää jäljennöstä sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista.
2. Oikeus oikaista tietoja (16 art.) — voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
3. Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi", 17 art.) — voit pyytää tietojesi poistamista, mikäli laissa säädetyt edellytykset täyttyvät.
4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.).
5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.) — kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti, voit saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
6. Oikeus vastustaa käsittelyä (21 art.) — voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia, kuten juhlatilojen edustajille lähetettäviä yhteydenottoja, voit vastustaa milloin tahansa ilman perusteluja viestissä olevalla kieltolinkillä, vastaamalla viestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen tietosuoja@juhlatilat.fi.
7. Oikeus olla joutumatta automatisoitujen päätösten kohteeksi (22 art.) — Palvelussa ei tehdä rekisteröityyn kohdistuvia automaattisia päätöksiä, joilla olisi häntä koskevia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Oikeuksien käyttäminen: Lähetä pyyntö osoitteeseen tietosuoja@juhlatilat.fi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa GDPR 12(3) art. mukaisesti. Mikäli pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella. Pyrimme varmistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista.

Suostumuksen peruuttaminen (jos käsittely perustuu suostumukseen): Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (GDPR 77 art.): Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely loukkaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelin: 029 56 66700 (vaihde) Sähköposti: tietosuoja@om.fi Verkkosivut: tietosuoja.fi

10. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Palvelussa käytetään ainoastaan välttämättömiä evästeitä, jotka ovat tarpeen Palvelun perustoimintojen kannalta (esimerkiksi sisäänkirjautumisen ylläpitämiseksi). Välttämättömät evästeet eivät vaadi käyttäjän suostumusta sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 205 §:n eikä Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin 13.9.2021 voimaan tulleen evästeohjeistuksen mukaisesti. Tämän vuoksi Palvelussa ei näytetä eväste-suostumusbanneria.

Käytetyt evästeet:

• Supabase-sessiocookie (httpOnly, Secure, SameSite=Lax): käyttäjän kirjautumistilan ylläpito istunnon ajan.
• Cloudflare Turnstile -bot-suojaus on toteutettu evästeettömänä eikä se aseta seurantaevästeitä Palvelun käyttäjille.
• Esikatselulinkin avausten laskenta: Tilan edustajalle lähetetyllä esikatselusivulla selain ilmoittaa palvelimelle, kun sivu on ollut näkyvissä muutaman sekunnin. Laskenta ei aseta evästeitä eikä tallenna selaimeen mitään, eikä IP-osoitetta tallenneta. Palvelimelle kirjataan vain avausten määrä ja ajankohdat. Kirjautuneen ylläpitäjän avauksia ei lasketa.
• Lucky Orange (väliaikainen, julkaisuvaihe): Palvelun julkaisuvaiheen aikana käytämme Lucky Orange -työkalua (lämpökartat ja istuntotallenteet) sen selvittämiseksi, missä kohdin käyttöliittymää kävijät kohtaavat esteitä. Työkalu asettaa toimintaansa varten evästeitä ja tallentaa vuorovaikutusdataa (klikkaukset, vieritys, lomakkeiden käyttö); lomakekenttien sisältö maskataan oletuksena eikä sitä tallenneta. Tämä on tilapäinen järjestely, joka poistetaan käytöstä, kun julkaisuvaiheen konversioanalyysi on tehty.

Lucky Orange -työkalua lukuun ottamatta Palvelu ei käytä analytiikka-, mainonta- tai sosiaalisen median seurantaevästeitä. Voit estää Lucky Orangen toiminnan selaimesi Do-Not-Track-asetuksella tai Lucky Orangen opt-out-sivulla (privacy.luckyorange.com). Mahdollisista pysyvistä analytiikkaratkaisuista pyydämme jatkossa erillisen suostumuksen Traficomin ohjeistuksen edellyttämällä tavalla.

11. Lapsia koskevat erityissäännökset

Palvelu on suunnattu täysi-ikäisille. Emme tietoisesti kerää alle 18-vuotiaiden henkilötietoja. Mikäli huomaamme käsittelevämme alaikäisen tietoja ilman huoltajan suostumusta, poistamme tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

12. Tietoturvaloukkauksen ilmoittaminen

GDPR 33 art. velvoittaa rekisterinpitäjän ilmoittamaan henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa tiedon saamisesta, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvan riskin. GDPR 34 art. mukaan rekisteröidylle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin.

13. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Palvelussa ei tehdä rekisteröityihin kohdistuvaa profilointia eikä GDPR 22 art. tarkoittamaa automatisoituun käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa. Suosikit, tilavertailu ja saatavuuskalenteri eivät muodosta GDPR 22 art. tarkoittamaa profilointia. Yhteydenottojen seurannassa esikatselun avauksia käytetään vain ylläpidon muistilistana (esimerkiksi kenelle soitetaan), eikä niiden perusteella tehdä automaattisia päätöksiä. Yhteydenottojen järjestys arvioidaan tilan julkisten verkkosivujen perusteella (esimerkiksi vuokrataanko tilaa juhliin ja onko sivuilla hinnasto). Arvio koskee tilaa, ei henkilöä, eikä sen perusteella tehdä automaattisia päätöksiä.

14. Selosteen muutokset

Saatamme päivittää tätä selostetta toiminnan, lainsäädännön tai alihankkijoiden muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme Palvelussa ja tarvittaessa rekisteröidyn ilmoittamaan sähköpostiin. Tämän selosteen voimaantulopäivä ja versio näkyvät asiakirjan alussa.